2024年完全義務化！改正電子帳簿保存法、専門家が解説する「最低限やるべきこと」と「やらなくて良いこと」

はじめに：2024年義務化、でもご安心を。会計士が要点だけを絞って解説します

2024年1月1日より、改正された電子帳簿保存法が全面的に義務化されました。これにより、「電子取引のデータ保存」がすべて（※）の法人、個人事業主にとって必須の対応事項となっています 。  

「何から手をつければ良いのかわからない」「専用のシステムを導入しないといけないのか」といった不安の声を多くの経営者や実務担当者の方から伺います。

しかし、ご安心ください。今回の法改正ですべての事業者が最低限やるべきことは、実は非常にシンプルです。そして、多くの方が誤解している「やらなくて良いこと」もたくさんあります。

本記事では、公認会計士である筆者が、多忙な皆様のために、改正電子帳簿保存法の核心部分だけを抜き出し、「最低限やるべきこと」と「やらなくて良いこと」に分けて、誰にでも理解できるよう、図表を交えながら具体的に解説します。この記事を読めば、高価なシステムを導入することなく、今ある環境だけで法令に対応する方法が明確にわかります。

（※）所得税・法人税の帳簿書類の保存義務がある方が対象です。

やらなくて良いこと：巷の「全部ペーパーレス化」は誤解です

まず、最も重要な誤解を解くことから始めましょう。今回の法改正は、社内にある紙の書類をすべてスキャンして電子化することを義務付けるものでは全くありません。

電子帳簿保存法には、大きく分けて3つの保存区分があり、それぞれで対応義務の有無が異なります。この点を理解することが、対応への第一歩です。

ご覧の通り、2024年1月から完全義務化されたのは「③電子取引データ保存」のみです 。  

具体的に「やらなくて良いこと」は以下の通りです。

• 会計ソフトで作った帳簿を紙で印刷して保存する（①の任意対応） これまで通り、会計ソフトで作成した総勘定元帳や仕訳帳を印刷し、紙のファイルで保管する方法は全く問題ありません。「電子帳簿等保存」はあくまで選択肢の一つであり、義務ではありません 。  
• 取引先から紙で受け取った請求書や領収書を紙のままファイリングする（②の任意対応） 郵送で届いた請求書や、店舗で受け取った紙のレシートなどを、スキャンせずに従来通りファイリングして保管することも、引き続き認められています。「スキャナ保存」も任意であり、紙の原本を保管していれば法律上の問題はありません 。  

結論として、義務化の対象は「最初から電子データでやり取りしたもの」に限定されます。この点を押さえるだけで、対応すべき範囲がぐっと狭まり、心理的な負担も大きく軽減されるはずです。

最低限やるべきこと：「電子取引」データを2つのルールで保存するだけ

義務化の対象である「電子取引データ保存」について、事業者が最低限やるべきことは、「データの信頼性を担保する（真実性の確保）」と「データを見える化する（可視性の確保）」という2つの要件を満たすことです 。  

これは、高価な専用システムがなくても、簡単な社内ルール作りで十分に対応可能です。

ステップ1：データの信頼性を確保する（真実性の確保）

これは「保存したデータが後から改ざんされていないことを証明する」ための措置です。国税庁は4つの方法を提示していますが、中小企業や個人事業主にとって最も現実的でコストのかからない方法は、以下の選択肢です。

• 対応策：データの訂正・削除に関する事務処理規程を作成し、守る これは、「電子データはむやみに訂正・削除しません」というルールを社内で定め、それに沿って運用する方法です 。難しく聞こえるかもしれませんが、国税庁がWord形式のサンプル（ひな形）を公開しています。   これをダウンロードし、自社の名称などを記載して備え付けておくだけで、法律上の要件を一つ満たすことができます。特別なシステム投資は一切不要です。
  • 【参照】国税庁：各種規程等のサンプル https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm （法人用、個人事業者用の両方が用意されています）

ステップ2：データを見える化する（可視性の確保）

これは「税務調査などの際に、必要なデータをすぐに見つけ出せるようにしておく」ための措置です。具体的には、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できる状態にしておく必要があります 。  

これも、専用システムなしで以下のいずれかの方法で対応できます。

• 方法A：ファイル名に規則性を持たせる 受け取ったPDFなどのファイル名を、以下のようなルールで統一して保存します。

ファイル名の具体例： 20241031_株式会社〇〇商事_110000.pdf

このようにファイル名を統一しておけば、パソコンの検索機能（エクスプローラーやFinderなど）で「日付」「取引先」「金額」を指定してファイルを絞り込めるため、法律の要件を満たすことができます 。  

• 方法B：Excelで索引簿（さくいんぼ）を作成する ファイル名は連番（例：001.pdf、002.pdf）などでシンプルに管理し、別途Excelファイルで一覧表（索引簿）を作成する方法です。

このExcelファイル上でフィルタ機能を使えば、同様に3つの項目で検索ができるため、これも有効な対応方法です 。  

以上の2ステップを実践するだけで、ほとんどの事業者は改正電子帳簿保存法の義務化に最低限対応できている状態となります。

【重要】検索要件の緩和措置：売上5,000万円以下ならさらに簡単に

さらに、中小事業者向けの負担軽減措置として、検索機能の確保が実質的に不要になる緩和要件が存在します。

以下のいずれかに該当する場合、前述の「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておく必要がなくなります。

1. 基準期間（2事業年度前）の売上高が5,000万円以下である  
2. 電子取引データを印刷した書面を、取引年月日および取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている  

特に1番は多くの事業者にとって重要なポイントです。例えば、個人事業主や小規模法人の場合、2年前の売上高が5,000万円以下であれば、税務調査の際に電子データのダウンロードの求めに応じることを条件に、ファイル名を工夫したり、索引簿を作成したりといった作業は不要になります。

この場合、受け取った電子データを、改ざんされないように定めた事務処理規程に則って、単にフォルダに整理して保存しておくだけで良いということになります。

もし対応が間に合わない場合の「猶予措置」とは？

「どうしてもシステムの整備や社内体制の構築が間に合わない」という事業者向けに、猶予措置が設けられています 。  

これは、以下の2つの要件を両方満たす場合に、保存要件（真実性の確保・可視性の確保）を満たさなくても良いとされる制度です。

1. 保存要件に従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める（資金繰りや人手不足などが想定されます）  
2. 税務調査の際に、①電子データのダウンロードと、②そのデータを出力した書面の提示・提出の両方に応じることができる  

この措置に事前の申請は不要ですが、あくまで「やむを得ない事情」がある場合の救済措置です 。恒久的な対策ではないため、猶予措置に頼るのではなく、本記事で解説した最低限の対応を速やかに進めることが推奨されます。  

まとめ：改正電子帳簿保存法は、正しく知れば怖くない

今回の法改正のポイントを、最後にチェックリスト形式でまとめます。

• やらなくて良いこと： 紙で受け取った書類を無理にスキャンする必要はない。
• やるべきこと： メールやWebで受け取った電子データ（請求書PDFなど）は、データのまま保存する義務がある。
• 簡単な対応策： 国税庁のひな形を使い「事務処理規程」を作成し、ファイル名を「日付_取引先_金額」のルールで保存する。
• 緩和措置の確認： 2年前の売上高が5,000万円以下なら、検索要件への対応が免除される。

改正電子帳簿保存法への対応は、必要以上に複雑に考える必要はありません。本記事で解説した「最低限やるべきこと」を実践すれば、どの事業者様でも着実に、そして低コストで法令遵守が可能です。まずは自社の電子取引の状況を確認し、簡単なルール作りから始めてみてください。

ここでは、あくまで私個人の視点から、皆様のご参考としていくつかの書籍を挙げさせていただきます。